Datenschutzerklärung für Werkpult
1. Verantwortlicher
FitEquip e. K., Inhaber Nick Constantin Drelciuc, Friedrichstraße 15, 76646 Bruchsal, Telefon +49 7251 9376920, E-Mail info@werkpult.de. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.
2. Wer ist wofür verantwortlich?
Für die Website und Startseite von Werkpult, Ihr Nutzerkonto, die Vertragsabwicklung und den technischen Betrieb sind wir Verantwortlicher (Abschnitte 3 bis 6). Für die Inhalte, die ein Unternehmen in Werkpult verarbeitet – etwa Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs-, Bank- und Beschäftigtendaten –, ist dieses Unternehmen Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschnitte 7 bis 11 beschreiben, welche Dienste dabei mitwirken).
3. Aufruf der Website und der Anwendung
Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und die Kennung Ihres Browsers. Zweck sind die Auslieferung der Inhalte, die Sicherheit des Betriebs (zum Beispiel die Abwehr von Angriffen und die Begrenzung wiederholter Fehlanmeldungen) und die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In den Zugriffsprotokollen speichern wir IP-Adressen nur gekürzt. Die Protokolle werden nach Größe fortlaufend erneuert; ältere Protokolldateien werden nach 14 Tagen gelöscht. Werkpult und die Startseite laden keine Inhalte von Drittanbietern. Wir setzen keine Schriften, Skripte oder Inhaltsnetzwerke Dritter ein und keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.
4. Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto
Wir verarbeiten Firmenname, Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als nicht umkehrbaren Prüfwert), Rolle, Lizenzen und Gruppenzuordnung sowie – wenn Sie sie einrichten – die Daten der Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselter Schlüssel, Prüfwerte der Wiederherstellungscodes, gemerkte Geräte mit Bezeichnung und Zeitpunkt). Zweck ist die Bereitstellung des Zugangs und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f (Sicherheit). Wir speichern die Daten bis zur Löschung des Zugangs bzw. bis zum Ende des Vertrags. Bei der Registrierung speichern wir außerdem den Zeitpunkt, die Fassung der akzeptierten AGB einschließlich des Vertrags zur Auftragsverarbeitung und die IP-Adresse als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diesen Nachweis bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen nach Vertragsende auf.
4a. Vertragsverwaltung und Abrechnung
Zur Verwaltung der Verträge sehen wir je Kundenfirma den Firmennamen, das Datum der Registrierung, die E-Mail-Adressen der Administratoren, die Zahl der Nutzer, die gebuchten und genutzten Lizenzen sowie Tarif und Testphase. Auf die Inhalte, die eine Firma in Werkpult verarbeitet, greifen wir dafür nicht zu. Rechnungen über Werkpult erstellen wir in unserer eigenen Buchhaltung; dafür verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse für Rechnungen sowie Zahlungs- und Rechnungsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c (gesetzliche Pflichten). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (§ 257 HGB, § 147 AO).
5. Speicherung im Browser
Werkpult speichert im lokalen Speicher Ihres Browsers die Anmeldung, gegebenenfalls ein Gerätemerkmal für „diesem Gerät vertrauen“, eine Arbeitskopie der Daten für die Nutzung ohne Verbindung sowie Einstellungen der Oberfläche. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nicht ein. Beim Abmelden wird die lokale Arbeitskopie gelöscht.
6. Kontakt
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
7. Hosting
Werkpult wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland) betrieben. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen zusätzlich auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH an einem anderen Standort in der EU. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
8. Versand von E-Mails
Für E-Mails aus Werkpult – Systemnachrichten sowie Belege, die Nutzer über den Werkpult-Versand verschicken – setzen wir den Versanddienst Brevo ein. Vertragspartner ist die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, eine Tochtergesellschaft der Sendinblue SAS, Paris. Verarbeitet werden Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Inhalt, Anhänge und Zustelldaten. Die Daten werden in der EU gespeichert. Brevo setzt für Kundendienst und Wartung Konzerngesellschaften auch außerhalb der EU ein (unter anderem in den USA und in Indien); soweit diese Zugriff erhalten, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nutzer können stattdessen ein eigenes Postfach verbinden; dann werden E-Mails über dessen Anbieter versendet (siehe Abschnitt 10).
9. Online-Banking (optional)
Verbindet ein Unternehmen ein Bankkonto, erfolgt die Freigabe beim Kontoinformationsdienst Enable Banking Oy, Otakaari 5, 02150 Espoo, Finnland, einem von der finnischen Finanzaufsicht (FIN-FSA) beaufsichtigten Kontoinformationsdienst, und bei der jeweiligen Bank. Für diesen Schritt gelten die Datenschutzhinweise von Enable Banking. Werkpult erhält Kontobezeichnung, IBAN, Kontostand und Umsätze (Datum, Betrag, Name und IBAN der Gegenseite, Verwendungszweck) und speichert eine verschlüsselte Sitzungskennung. Zugangsdaten zum Online-Banking erhält Werkpult nicht. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.
10. Eigenes E-Mail-Postfach (optional)
Verbindet ein Unternehmen sein Postfach für den Belegeingang oder den Versand, ruft Werkpult dieses ab bzw. versendet darüber. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Bei der Anmeldung über Microsoft oder Google gelten für den Anmeldevorgang ergänzend deren Datenschutzhinweise; der Postfach-Anbieter ist der vom Unternehmen selbst gewählte Dienstleister.
11. Angebote online annehmen
Erhalten Sie von einem Unternehmen, das Werkpult nutzt, einen Link zu einem Angebot, verarbeiten wir beim Aufruf die Daten nach Abschnitt 3 sowie die Zahl und den Zeitpunkt der Aufrufe. Nehmen Sie das Angebot an oder lehnen Sie es ab, speichern wir im Auftrag dieses Unternehmens Ihren Namen, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Unterschrift und einen Ablehnungsgrund, den Zeitpunkt, Ihre vollständige IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers und eine Prüfsumme des Angebots als Nachweis über die Erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Verantwortlich ist das anbietende Unternehmen; an dieses richten Sie bitte auch Ihre Anfragen zu diesen Daten.
12. Assistent und Spracheingabe
Der Assistent in Werkpult arbeitet ausschließlich in Ihrem Browser; Fragen und Daten werden nicht an Dritte übermittelt. Nutzen Sie die Spracheingabe, verarbeitet die Spracherkennung Ihres Browsers die Aufnahme – je nach Browser beim Browserhersteller (z. B. Google, Microsoft oder Apple). Werkpult weist vor der ersten Nutzung darauf hin und erhält nur den erkannten Text.
13. Datensicherheit
Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Werkpult bietet die Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechte- und Lizenzverwaltung, verschlüsselte Ablage von Zugangsgeheimnissen, ein Protokoll der Änderungen, tägliche Sicherungen und automatische Sicherheitsupdates. Einzelheiten enthält Anlage 1 zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
14. Empfänger und Drittländer
Personenbezogene Daten geben wir nur an die in den Abschnitten 7 bis 10 genannten Dienstleister weiter, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist, sowie an Behörden, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR kann nur im Rahmen von Abschnitt 8 (Brevo) und – bei Nutzung durch Sie – Abschnitt 12 (Spracheingabe) erfolgen.
15. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Unternehmen in Werkpult verarbeitet, leiten wir sie an dieses weiter. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
16. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Für die Nutzung von Werkpult sind Name, E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Vorschläge, etwa im Bankabgleich oder im Mahnwesen, beruhen auf den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens.